NEWS 09/12/2019

Meeting as a service: een oplossing voor minder vergaderfrustraties én een lage vergaderkost?

Vergaderen is misschien niet de eerste bedrijfsactiviteit die u onder de loep neemt in de zoektocht naar kostenbesparingen en hogere efficiëntie. Nochtans valt hier nog veel winst te rapen. Zowel de nieuwe virtuele als fysieke meetings kunnen veel efficiënter en met hoger rendement voor vergaderaars én bedrijven. Door ‘Meeting as a Service’ te gebruiken en de werkervaring aan te pakken bijvoorbeeld.

Studies bewijzen het: bedrijven die de beste employee experience bieden, halen steevast betere bedrijfsresultaten en hogere klantentevredenheid. Wie vandaag werknemers wil aantrekken of tevreden wil houden, denkt maar beter aan de nieuwe holy trinity van de beste werkcultuur, de beste werkinfrastructuur én de beste technologie. Schotel je je werknemers nog een vergaderzaaltje met lawaaierige beamer uit 2006 voor, draag je de gevolgen zelf.

Nu thuiswerk en nieuwe vormen van samenwerking steeds vaker in een duurzame hr-strategie passen, is vergaderen op afstand een onmisbaar onderdeel van de bedrijfsvoering geworden. Zowel de ‘good old’ fysieke meetings als videoconferenties blijven helaas tot frustraties en inefficiënties leiden. Meetings die te laat starten of gewoonweg worden geannuleerd wegens technische problemen. Meeting rooms die onderbenut worden omdat de kwaliteit van de infrastructuur of de zaal zelf te wensen overlaat. En, met name voor de financial manager, is de kost van niet-gebruikte en onbeschikbare infrastructuur een extra doorn in het oog.

Een bijkomende complexiteit rond de infrastructuur voor meetingruimtes en de hierin gebruikte infrastructuur is ‘ownership’. Vroeger was dit – omwille van de zaal, de beeldschermen en de kantoorbenodighdheden – een verantwoordelijkheid van de facility manager. Maar met het toenemende belang van software en netwerk voor de meeting- en conferencinginfrastructuur van vandaag heeft de IT-manager wellicht minstens evenveel verantwoordelijkheid en inspraak als de facility manager of anderen. Natuurlijk maakt dit de beslissingen om te investeren in dergelijke oplossingen niet eenvoudiger.

20% besparen op de totale vergaderkost

Een elegante oplossing voor alle hierboven genoemde bezwaren of bedenkingen tegen videoconferencing en andere meetings is om radicaal te kiezen voor Meeting as a Service. Deze dienst van vergaderspecialist Dialog houdt in dat u de volledige virtuele en fysieke vergaderinfrastructuur (4K digitaal whiteboard, hi-res vergadercamera en audio, ZoomRoom licentie etc.) én alle bijhorende diensten voor integratie, onderhoud, monitoring en updates afneemt. Hiervoor legt u dan maandelijks (of op andere termijnen) een vast bedrag neer.

Deze keuze voor managed services in plaats van aankoop van de hardware en software beantwoordt aan de strategie van vele organisaties om de kapitaalinvesteringen zo laag mogelijk te houden en te opteren voor operationele en terugkerende kosten. Met name in het onderwijs, waar de budgetten meestal erg beperkt zijn, is het vaak interessant om voor dit model te kiezen. Maar ook grote en kleine bedrijven doen hun voordeel met een lage instapkost van een investering die direct resultaat oplevert.

Wordt het dan niet allemaal veel duurder (het vaakst gehoorde bezwaar tegen elke vorm van ‘as a service’)? Dat valt behoorlijk mee. “Gesprekspartners kijken me meestal met grote ogen aan als ik de gemiddelde vergaderkost voor hen voorreken”, zegt Paul Docx, zaakvoerder bij Dialog. “Het is het equivalent van één Starbucks-koffie per zaal per dag. Voor die prijs heb je de modernste infrastructuur – software, hardware en netwerk – en de nodige diensten rond beheer, onderhoud en herstel of vervanging van defecte componenten.”

Vooral de ontzorging betekent voor vele organisaties ook een extra reden om te kiezen voor ‘Meeting as a Service’. Wie dergelijke infrastructuur grondig wil opzetten en beheren, heeft niet één maar verschillende specialisten nodig: voor de beeldtechnologie, voor de software, voor het netwerk … De infrastructuur onbeheerd laten is geen optie: alleen al de manuren die verloren gaan bij een meeting die te laat start, maken van elke downtime of ieder technisch mankement een bijzonder dure aangelegenheid. Het betekent veel voor organisaties als ze dit alles kunnen overlaten aan derden, die het beheer van alle componenten voor hun rekening nemen – geen vingerwijzen in geval van problemen! – en worden afgerekend op de beschikbaarheid van de dienst, waardoor ze hun uiterste best doen om alles op elk moment draaiende te houden.

Paul Docx: “Elke werknemer zit gemiddeld 200 uur per jaar in vergadering. Een efficiënte vergadering spaart gemakkelijk 5 tot 10 minuten tijd per vergadering uit. Dat in combinatie met de voordelen van videoconferencing, zorgt ervoor dat je met Meeting as a Service mag rekenen op een besparing van 20% op de totale vergaderkost per jaar.”

Slimmer vergaderen met data-analyse

Last but not least: als goede Meetings as a Service-leverancier voorziet Dialog ook de nodige monitoring en rapportage op het gebruik van de infrastructuur. Hiermee kan het bedrijf onder meer tijdig een dreigend defect detecteren en ingrijpen nog voor de infrastructuur effectief onbeschikbaar is geworden. Maar de rapporten leiden ook tot opmerkelijke vaststellingen en tot een optimalisering van de bestaande infrastructuur. Zo kunnen organisaties bijvoorbeeld vaststellen dat één zaal door iedereen wordt gemeden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, van te weinig of onaangepaste verlichting in de meetingruimte tot te veel omgevingsgeluid in of nabij de zaal. De oplossing ligt niet altijd voor de hand, maar door het probleem te signaleren en te bespreken ligt de weg open naar een optimaler gebruik van de beheerde infrastructuur.

Als we erin slagen om de nieuwe vergadertechnologie ten volle te benutten en de obstakels en frustraties grotendeels weg te werken, staat niets een nog grotere doorbraak in de weg. Vergaderspecialist Dialog licht graag toe wat Meetings as a Service voor uw bedrijf kan betekenen. Neem contact op voor een vrijblijvende audit van uw vergaderinfrastructuur.