NEWS 09/12/2019

Meeting as a service: une solution pour minimiser frustrations et coûts de réunion ?

Quand vous partez en croisade pour réduire vos coûts et gagner en efficacité, la première activité professionnelle sur laquelle vous vous concentrez n’est sans doute pas le poste Réunions. Et pourtant de jolis gains peuvent être engrangés dans ce registre. Qu’elles soient physiques ou virtuelles, les réunions peuvent gagner en efficacité et en performances, tant pour les participants que pour les entreprises. Par exemple en recourant à du « Meeting as a Service » et en veillant à l’expérience de travail.

Des études le prouvent : les entreprises qui proposent la meilleure “employee experience” enregistrent immanquablement de meilleurs résultats et une plus forte satisfaction client. Quiconque veut aujourd’hui attirer ou contenter des employés a intérêt à penser à la nouvelle « sainte trinité » - à savoir, proposer le nec plus ultra en termes culture de travail, d’infrastructure de travail et de technologie. Si vous fourguez encore une petite salle de réunion équipée d’un projecteur bruyant datant de 2006 à vos employés, vous en subirez les conséquences.

A l’heure où le travail à domicile et de nouvelles formes de collaboration font de plus en plus partie d’une stratégie RH durable, les réunions à distance deviennent un indispensable outil de gestion. Malheureusement, les « bonnes vieilles » réunions en présentiel de même que les vidéoconférences continuent d’être une source de frustrations et d’inefficacités. Des réunions qui démarrent en retard ou sont simplement annulées pour cause de problèmes techniques. Des salles de réunion sous-utilisées parce que la qualité de l’infrastructure ou de la salle elle-même laisse à désirer… Par ailleurs, et en particulier pour le directeur financier, le coût d’une infrastructure sous-utilisée ou indispensable constitue une source supplémentaire de préoccupation.

Autre complexité qui caractérise l’infrastructure d’espaces de réunion et les solutions qui y sont utilisées : l’« ownership ». Par le passé, parce que l’on parlait encore salle, écrans et fournitures de bureau, ces éléments étaient la responsabilité du facility manager. Aujourd’hui, en raison de l’importance croissante des logiciels et du réseau pour l’infrastructure de réunion et de conférence, la responsabilité et le poids de décision du directeur IT sont pour le moins aussi importants que ceux du facility manager ou d’autres personnes. Ce qui, bien entendu, ne simplifie pas les décisions d’investissement dans de telles solutions.

Economiser 20 % sur les coûts totaux de réunion

Il est possible d’apporter une réponse élégante aux inconvénients et réserves que suscitent les vidéoconférences et autres types de réunion en choisissant résolument une solution Meeting as a Service. Ce service de Dialog, spécialiste des réunions, vous permet d’opter pour la solution totale : infrastructure de réunion virtuelle et physique (tableau blanc numérique 4K, caméra et audio haute résolution, licence ZoomRoom, etc.) ainsi que tous les services afférents d’intégration, maintenance, suivi et mises à jour. Pour ce faire, vous engagez un montant fixe mensuel (ou autres périodicités).

Opter pour des services gérés en lieu et place d’un achat de matériel et de logiciels correspond à la stratégie de nombreuses organisations qui désirent minimiser le plus possible leurs investissements en capital et opter pour des frais opérationnels récurrents. Dans le secteur de l’enseignement, par exemple, où les budgets sont généralement très limités, il est souvent intéressant de choisir ce modèle. Mais les petites et grandes entreprises peuvent également tirer parti d’un coût d’investissement initial réduit procurant immédiatement des résultats.

Le coût final n’est-il pas plus élevé (l’objection la plus souvent formulée contre toute prestation « as a service ») ? Le diagnostic, en fait, est plutôt positif. « Mes interlocuteurs ouvrent souvent de grands yeux quand je leur calcule le coût de réunion moyen », déclare Paul Docx, gérant de Dialog. « Il équivaut au prix d’un café Starbucks par salle et par jour. A ce prix, vous bénéficiez de l’infrastructure la plus moderne - logiciels, matériel et réseau - et des services nécessaires en matière de gestion, de maintenance et de réparation ou de remplacement des éléments défectueux. »

Le fait d’être libéré de tout souci constitue également une raison supplémentaire, pour de nombreuses entreprises, d’opter pour du « Meeting as a Service ». Quiconque désire créer et gérer sérieusement ce genre d’infrastructure a besoin de plusieurs spécialistes: pour la technologie visuelle, pour le logiciel, pour le réseau… Impossible de négliger la gestion de l’infrastructure : à elles seules les heures-homme perdues en cas de réunion démarrant en retard font du moindre temps d’indisponibilité ou de la moindre défaillance technique une importante source de coûts. Il est donc très intéressant pour les entreprises de pouvoir confier le tout à des tiers qui prendront à leur compte la gestion de toutes les composantes - plus question de rejeter la faute sur un autre en cas de problèmes ! - et qui sont rémunérés en fonction de la disponibilité du service, ce qui les pousse à faire leur maximum pour que tout fonctionne correctement à chaque instant.

« Chaque salarié passe en moyenne 200 heures en réunion par an. Une réunion organisée efficacement permet facilement de gagner entre 5 et 10 minutes », souligne Paul Docx. « Si on combine cela avec les avantages de la vidéoconférence, on en arrive, avec une formule Meeting as a Service, à une économie garantie de 20 % sur le coût annuel total de réunion. »

Des réunions plus pertinentes grâce à l’analyse de données

Last but not least : en tant que prestataire Meeting as a Service de qualité, Dialog procure également le suivi et les rapports nécessaires concernant l’utilisation de l’infrastructure. Cela lui permet notamment de détecter à temps tout risque de défaillance et d’intervenir avant même que l’infrastructure subisse réellement un problème de disponibilité. Les rapports procurent également des indications précieuses et permettent d’optimiser l’infrastructure existante. Les entreprises peuvent par exemple constater qu’une salle en particulier est systématiquement boudée. Les raisons peuvent être variées, depuis un éclairage trop faible ou inadapté dans l’espace de réunion jusqu’à du bruit ambiant trop important dans la salle ou à ses abords. Il n’est pas toujours facile de résoudre le problème mais en le signalant et en en discutant, on ouvre la voie à une utilisation plus optimale de l’infrastructure gérée.

Si l’on réussit à exploiter pleinement les nouvelles technologies de réunion et à éliminer en grande partie les obstacles et frustrations, rien n’empêche plus de concrétiser une avancée encore plus importante. Le spécialiste des réunions Dialog se fera un plaisir de vous expliquer ce que Meeting as a Service peut apporter à votre société. Contactez-nous pour un audit sans engagement de votre infrastructure de réunion.